Saya menggeluti pekerjaan
merekam proses, note taking atau minutes taking sudah hampir 10 tahun. Dan memutuskan menjadikannya profesi di 5 tahun
belakangan ini. Berdasarkan pengalaman, saya akan
share beberapa hal yang mungkin
harus dilakukan untuk memudahkan pekerjaan pada saat hari H.
Setelah
kita dikontak untuk melakukan perekaman proses, pertama, tanyakan jenis
acara. Ini akan membantu kita mengira-ngira bentuk laporannya. Kedua,
isu yang akan diusung. Ini penting agar kita ada kesempatan untuk
mempelajari dan mengetahui istilah-istilah yang sering dipakai. Ketiga,
jika bisa, metode pelaksanaannya. Ini penting untuk mengira-ngira di
saat pelaksanaan kita membutuhkan berapa banyak perekam proses. Keempat,
tanyakan pada pengorder, mereka ingin laporan seperti apa.
Hal
selanjutnya berkaitan dengan tempat acara. Kondisi ruangan meeting akan
mempengaruhi suara yang keluar dari pengeras suara dan yang akan masuk
ke dalam perekam kita. Jika ruangan cukup luas, tidak berkarpet,
berdinding tembok, langit-langit juga tembok maka sebaiknya pastikan
rekaman berada cukup dekat dengan sumber suara, baik kotak speaker atau
orang yang sedang berbicara. Sebaliknya, jika ruangan meeting memiliki
peredam suara yang cukup baik, perekam biasanya akan mudah menangkap
suara walaupun sumber suara letaknya cukup jauh atau bahkan sang
pembicara tidak menggunakan pengeras suara. Biasanya kita akan
mengetahui kondisi ruangan persis pada saat acara berlangsung, jadi kita
harus perpikir cepat. Karena saya adalah perekam proses yang tergantung
pada rekaman maka hal yang satu ini selalu menjadi perhatian utama
saya. Penggunaan perekam, baik digital maupun analog, sangat membantu
notetaker ketika berada di waktu-waktu kritis, misalnya di saat serangan
kantuk amat sangat di jam dua siang setelah lunch atau kebelet harus ke
toilet J. Pastikan batrei terisi penuh dan cadangan selalu tersedia.
Kenali dengan baik perekam yang akan dipakai, mulai dari
pengoperasiannya, tipe file keluarannya serta yang akan terjadi jika
perekam tiba-tiba kehabisan batrei atau memori penuh. Ada perekam yang
akan otomatis menyimpan hasil rekaman jika kedua hal itu terjadi ada
juga yang otomatis tidak menyimpan apapun. Saya termasuk yang abai
dengan hal itu J. Penggunaan perekam sebenarnya tidak harus di dalam
perekaman proses. Ada beberapa teman seprofesi yang tidak tergantung
dengan rekaman dan pekerjaan mereka bagus! So, ini optional.
Buatlah
control sheet yang secara runut berisi catatan mengenai hari, urutan
acara, nama pembicara, jenis presentasi, nama file audio, serta
tanda-tanda mengenai sudah atau belumnya kita memperoleh bahan-bahan
penting yang bersangkutan. Control sheet sangat membantu saya terutama
ketika saya mendapat pekerjaan secara berurutan dari lembaga dan dengan
isu yang berbeda. Buatlah control sheet yang terstruktur sehingga mudah
dibaca. Hal itu akan sangat membantu apabila di saat penyelesaian
laporan kita harus menyerahkan pekerjaan itu ke orang lain. Misalnya
karena kita sakit atau ada masalah lain.
Hal yang sangat
penting, dan menurut saya modal paling besar yang harus dimiliki oleh
notetaker adalah kepandaian untuk tenang, fokus dan mendengar. Untuk
acara-acara pelatihan yang menggunakan metode diskusi kelompok dengan
jumlah kelompok cukup banyak dan semua hasilnya ditulis di atas kertas,
kemampuan ini dibutuhkan. Kita harus tahu kertas mana yang dipunyai
kelompok mana, mana saja yang belum diketika, letaknya ada dimana dll.
Pastikan
contact person kita di acara tersebut. Rajin-rajinlah berkomunikasi
dengannya. Jika ada hal yang membingungkan langsung komunikasikan dengan
sang kontak. Misalnya kita ragu apakah suatu proses perlu
didokumentasikan atau tidak.
Mungkin itu dulu. Jika ada masukan, silahkan kasih komen ya.
Matur Nuwun.
